Asıl Denetlenmesi Gereken Kim?

Bugün birçok işletmenin internet sitesinde, teklif dosyalarında ve tanıtım materyallerinde ISO belgeleriyle karşılaşıyoruz. ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, ISO 45001 ve daha niceleri…

Peki kimse şu soruyu soruyor mu: ‘Bu belgeleri veren kuruluşları kim denetliyor?’ Çünkü açık konuşmak gerekirse; belge sahibi olmak ile standartlara uygun çalışmak aynı şey değildir. Daha da önemlisi, belge düzenleyen her kuruluşun güvenilir olduğu varsayımı da ciddi bir yanılgıdır. Son yıllarda belgelendirme sektöründe yaşanan en büyük sorunlardan biri, yönetim sistemi belgelendirmesinin bazı çevreler tarafından ticari bir ürün gibi görülmeye başlanmasıdır. Denetim kalitesinin, teknik yeterliliğin ve tarafsızlığın geri plana itildiği; fiyat odaklı rekabetin ön plana çıktığı bir ortamda belgenin gerçek değeri de sorgulanır hale gelmektedir. Oysa yönetim sistemi belgelendirmesi bir ticaret faaliyeti değil, güven mekanizmasıdır.

Belge Satmak Kolay

Bir işletmenin belgelendirilmesi; sahada inceleme yapılmasını, süreçlerin değerlendirilmesini, risklerin analiz edilmesini ve standart şartlarının objektif olarak doğrulanmasını gerektirir. Ancak bazı işletmelerin belgeyi bir gelişim aracı değil, yalnızca müşteri şartını karşılayan bir evrak olarak görmesi; bazı belgelendirme kuruluşlarının da bu talebe uyum sağlayarak denetim disiplininden uzaklaşması sektör adına ciddi bir risk oluşturmaktadır.

Ne yazık ki zaman zaman;

• Yetersiz sürelerle gerçekleştirilen denetimler,
• Teknik yeterliliği tartışmalı denetçi görevlendirmeleri,
• Kopyala-yapıştır raporlar,
• Yüzeysel saha incelemeleri,
• Belgelendirme kararlarının ticari kaygılarla verilmesi, gibi uygulamalarla karşılaşılabilmektedir.

Bunlar yalnızca etik sorunlar değildir. Aynı zamanda tüm belgelendirme sisteminin güvenilirliğini tehdit eden uygulamalardır.

Akreditasyon Hayati Öneme Sahiptir

Belgelendirme kuruluşları kendi kendilerini denetlemezler. Akredite olarak faaliyet gösteren kuruluşlar, TÜRKAK ve diğer uluslararası akreditasyon kurumları tarafından düzenli olarak gözetim altında tutulurlar.  Aslında sistemin en önemli güvencesi de budur.

Akreditasyon kuruluşları yalnızca belge düzenleyen kuruluşların ofislerini incelemekle kalmaz; denetçilerin yeterliliklerini, karar mekanizmalarını, tarafsızlık yapılarını ve hatta sahada gerçekleştirdikleri denetimleri de yerinde gözlemler. Çünkü asıl soru şudur: ‘Belgelendirme kuruluşu gerçekten denetim mi yapıyor, yoksa belge mi dağıtıyor?’

Bu sorunun cevabı yalnızca sektör için değil, belgeye güvenerek ticaret yapan tüm paydaşlar için kritik öneme sahiptir.

Tarafsızlık Kaybolursa Sistem Çöker

Bir belgelendirme kuruluşunun en büyük sermayesi logosu değil, tarafsızlığıdır. Eğer ticari kaygılar teknik kararların önüne geçerse, denetim sonuçları müşteri memnuniyetine göre şekillenmeye başlarsa veya uygunsuzluklar görmezden gelinirse artık ortada bir denetim sistemi değil, belge pazarlama sistemi vardır. Böyle bir durumda yalnızca tek bir kuruluş zarar görmez. Gerçek anlamda yatırım yapan, sistem kuran, eğitim veren, kaynak ayıran ve standartlara uygun çalışmaya çalışan işletmeler de haksız rekabete maruz kalır. Çünkü aynı belgeyi çok daha düşük maliyetlerle ve çok daha düşük denetim kalitesiyle almak mümkün hale gelir. İşte bu noktada sistem kendi varlık nedenini kaybetmeye başlar.

Askıya Alma ve İptal; Güvenlik Mekanizması

Sektörde zaman zaman bazı çevreler tarafından akreditasyon askıya alma veya iptal kararları olumsuz bir durum olarak değerlendirilmektedir. Ben tam tersini düşünüyorum. Bir akreditasyon kuruluşu gerekli gördüğünde akreditasyonu askıya alabiliyor veya iptal edebiliyorsa, bu sistemin çalıştığını gösterir. Asıl tehlike; hiçbir yaptırımın uygulanmadığı, hiçbir uygunsuzluğun sorgulanmadığı ve herkesin sorunsuz görünmeye çalıştığı sistemlerdir. Ciddi uygunsuzluklar karşısında yaptırım uygulanmıyorsa, o zaman akreditasyonun da belgelendirmenin de anlamı kalmaz.

Bu nedenle;

• Tarafsızlık ihlalleri,
• Standart dışı belgelendirme faaliyetleri,
• Yetersiz denetim uygulamaları,
• Teknik yeterlilik eksiklikleri,
• Etik dışı uygulamalar, karşısında askıya alma ve iptal kararları kaçınılmaz olmalıdır.

Çünkü güveni korumanın bedeli, gerektiğinde yaptırım uygulayabilmektir.

Sektörün En Büyük Sorunu Değersizleşen Belgeler

Bugün birçok işletme belge sahibi değildir ve bunu açıkça ifade etmektedir. Bu bir sorun olabilir ancak daha büyük sorun değildir. Asıl tehlike, belge sahibi olduğu halde sistem şartlarını uygulamayan işletmelerin varlığıdır. Çünkü bu durum hem müşterileri yanıltmakta hem de gerçekten emek veren kuruluşların değerini düşürmektedir. Belgenin duvarda asılı olması değil, işletmenin süreçlerinde yaşaması gerekir. Aynı şekilde belgelendirme kuruluşlarının da yalnızca belge düzenleyen değil, sistemin güvenilirliğini koruyan kurumlar olması gerekir.

ISO belgelerinin itibarı, kâğıda basılan logolardan değil; bu logoların arkasındaki denetim ve akreditasyon sisteminden gelir. Belgelendirme kuruluşlarının düzenli olarak denetlenmesi, gerektiğinde akreditasyonlarının askıya alınması veya iptal edilmesi sektör adına bir tehdit değil, tam aksine bir güvence mekanizmasıdır. Kaliteli işletmelerin korunması, haksız rekabetin önlenmesi ve yönetim sistemi belgelerinin gerçek değerinin korunabilmesi için akreditasyon sisteminin tavizsiz şekilde işletilmesi gerekir.

Güvenin olmadığı yerde belgenin, belgenin olmadığı yerde de standardın hiçbir anlamı yoktur.

 Bir ISO belgesinin gerçek değeri üzerinde yazan logoda değil, doğrulanabilir olmasındadır. Firmanızın veya iş ortaklarınızın sertifikalarının geçerliliğini aşağıdaki resmi sorgulama sistemlerinden kontrol ederek, belgeye değil gerçeğe güvenin.

 https://asist.turkak.org.tr/tr/accreditation/accreditationagencysearch

Teşekkürler.

Özge KARATAŞ